Cos'è la politica di conservazione dei dati e come crearne una?

In questo blog scopriremo l'importanza fondamentale delle politiche di conservazione dei dati e acquisiremo preziose informazioni sullo sviluppo di una politica su misura per la tua azienda. Affronta le complessità della governance, della conformità e della sicurezza dei dati per rafforzare la strategia di gestione delle informazioni della tua organizzazione.

Che cos'è una politica di conservazione dei dati?

Una politica di conservazione dei dati determina il modo in cui i dati vengono archiviati ed eliminati al fine di ridurre al minimo i rischi per la sicurezza e rispettare le normative. La politica delinea come i dati dovrebbero essere formattati, per quanto tempo dovrebbero essere conservati e come e dove dovrebbero essere archiviati. Una volta scaduto il periodo di conservazione, i dati possono essere eliminati o spostati nell'archivio secondario, garantendo che l'archivio primario rimanga pulito. Le organizzazioni non possono permettersi di conservare tutti i dati a tempo indeterminato e devono dimostrare di conservarli ed eliminarli selettivamente in base a specifici requisiti normativi. Le organizzazioni spesso creano le proprie policy di conservazione dei dati, ma devono anche garantire che tali policy soddisfino o superino le leggi applicabili. Ogni settore può avere periodi di conservazione diversi per diversi tipi di dati e le organizzazioni possono utilizzare come guida modelli di policy di conservazione dei dati specifici del settore.

Gli elementi di base di una politica di conservazione dei dati includono:

Tipi di dati raccolti: specifica chiaramente le categorie e i tipi di dati che l'organizzazione raccoglie. Ciò potrebbe includere informazioni sui clienti, record dei dipendenti, dati finanziari o qualsiasi altra fonte di dati pertinente.
Procedure di archiviazione dei dati: delineare le procedure per archiviare i dati acquisiti in modo sicuro. Ciò include la specifica se i dati verranno archiviati in locale o nel cloud, i metodi di crittografia e i controlli di accesso per proteggere le informazioni sensibili.
Formato dati: definisce il formato in cui verranno archiviati i dati. Ciò potrebbe includere formati di file, strutture di database o qualsiasi altro standard pertinente per garantire coerenza e facilità di recupero.
Periodi di conservazione: indica chiaramente la durata per la quale verranno conservati i diversi tipi di dati. Considerare i requisiti legali, le esigenze aziendali e gli standard di settore nel determinare questi periodi per trovare un equilibrio tra conformità ed efficienza operativa.
Procedure per l'eliminazione dei dati: specifica metodi sicuri per l'eliminazione dei dati al termine del periodo di conservazione. Ciò potrebbe includere la distruzione di documenti fisici, la cancellazione sicura di file elettronici o altri metodi appropriati per impedire l'accesso non autorizzato.
Backup e archiviazione: dettaglia le procedure per il backup e l'archiviazione dei dati. Definire la frequenza con cui verranno eseguiti i backup, dove verranno archiviati e i criteri per i dati che dovrebbero essere archiviati anziché conservati attivamente.
Ruoli e responsabilità: delineare chiaramente i ruoli e le responsabilità delle persone coinvolte nella gestione dei dati. Ciò include proprietari di dati, custodi e altro personale responsabile della sicurezza dei dati, della conformità e dell'implementazione della politica di conservazione.

Cosa dovrebbe includere una politica di conservazione dei dati?

Una politica di conservazione dei dati standard delinea lo scopo della conservazione delle informazioni, definisce gli utenti a cui si applica e ne specifica l'ambito. La politica includerà anche vari requisiti di conservazione dei dati, come programmi di conservazione, regole di salvaguardia dei dati, linee guida per la distruzione dei dati e regole per la risposta alle violazioni. Le organizzazioni devono scoprire e classificare tutti i dati personali. Ciò può includere dati archiviati in database, documenti, e-mail, immagini e video. Inoltre, è opportuno tenere in considerazione l’ubicazione degli interessati, poiché luoghi diversi possono avere requisiti diversi e quindi richiedere politiche di conservazione dei dati uniche. Dovrebbe essere affrontata anche la frequenza dei backup, tenendo conto del rischio di perdita di dati, della necessità di più backup e del periodo di tempo in cui i dati dovrebbero essere conservati in base al loro tipo.

Come creare una politica di conservazione dei dati

Creare una politica e una pianificazione di conservazione dei dati è un compito complesso. Richiede una ricerca approfondita per identificare le normative e le politiche applicabili per ciascuna categoria di dati e per tenere conto delle eccezioni. Implica anche la collaborazione di più individui e team, che può portare a varie prospettive.

Ecco una guida passo passo su come creare una solida politica di conservazione dei dati:

1. Identificare i tipi e le categorie di dati

Inizia classificando i dati della tua organizzazione in diversi tipi in base alla natura, alla sensibilità e alle implicazioni normative. Ciò potrebbe includere dati dei clienti, documenti finanziari, informazioni sui dipendenti e altro ancora. Comprendere la diversità dei tuoi dati getterà le basi per personalizzare i periodi di conservazione e i metodi di smaltimento.

2. Valutare i requisiti legali e normativi

Il rispetto delle leggi sulla protezione dei dati e delle normative di settore non è negoziabile. Conduci una revisione approfondita del panorama legale che governa il tuo settore e le regioni in cui opera la tua azienda. Questo passaggio è fondamentale per determinare i periodi di conservazione minimi richiesti per tipi specifici di dati e garantire che la tua policy sia in linea con queste linee guida.

3. Definire i periodi di conservazione

Stabilire periodi di conservazione chiari e concisi per ciascuna categoria di dati. Ciò implica determinare per quanto tempo determinati tipi di informazioni devono essere conservati per ragioni operative, legali o storiche. Fai attenzione a trovare un equilibrio: conservare i dati per troppo tempo potrebbe esporre la tua organizzazione a rischi inutili, mentre eliminarli troppo presto potrebbe portare alla non conformità.

4. Implementare metodi sicuri di distruzione dei dati

Quando i dati raggiungono la fine del periodo di conservazione, devono essere eliminati in modo sicuro. Definire metodi per la distruzione dei dati, sia attraverso la distruzione fisica dei supporti di archiviazione che attraverso la cancellazione sicura dei file digitali. L'implementazione di queste procedure non solo protegge le informazioni sensibili, ma rafforza anche il tuo impegno nei confronti della privacy dei dati.

5. Assegnare responsabilità e responsabilità

Definire chiaramente ruoli e responsabilità per l'attuazione della politica di conservazione dei dati. Designare individui o team responsabili del monitoraggio dei periodi di conservazione dei dati, dell'avvio di processi di smaltimento e della garanzia della conformità generale. La responsabilità è fondamentale per la corretta esecuzione di qualsiasi politica.

6. Educare e formare il personale

La tua politica di conservazione dei dati è efficace solo se il tuo team la comprende e la segue. Fornire sessioni di formazione complete per istruire i dipendenti sull'importanza della conservazione dei dati, sulle linee guida specifiche delineate nella politica e sulle conseguenze della non conformità. Aggiornamenti e promemoria regolari contribuiranno a rafforzare questi principi.

Considerata la moltitudine di responsabilità dei dipendenti, è importante garantire che la politica di conservazione dei dati sia mantenuta il più semplice possibile. Ciò può essere ottenuto limitando il numero di categorie di record e periodi di conservazione e stabilendo un evento annuale in cui ai dipendenti viene richiesto di eliminare o archiviare i propri record. Inoltre, una comunicazione efficace gioca un ruolo cruciale nel garantire che tutti comprendano il proprio ruolo nella politica e sappiano quando e come eliminare i record che hanno superato il periodo di conservazione. Raccogliere il feedback di coloro che sono direttamente interessati dalla politica è fondamentale per apportare i miglioramenti e gli aggiustamenti necessari. Di seguito sono riportate alcune best practice che puoi seguire durante la creazione della policy di conservazione dei dati.

Migliori pratiche relative alla politica di conservazione dei dati

Di seguito sono riportate alcune best practice relative alle politiche di conservazione dei dati che puoi utilizzare per sviluppare una politica su misura per la tua azienda.

Formare una squadra: identificare le parti interessate che dovrebbero essere coinvolte nel processo di sviluppo delle politiche, come dirigenti, personale legale, amministratori IT, ecc. Assicurarsi che ogni squadra o individuo sia equamente rappresentato.

Scopri e classifica i tuoi dati: determina quali dati devono essere archiviati e per quanto tempo considerando la loro natura e la pertinenza con le attuali esigenze aziendali. Personalizza lo schema di classificazione in base alle tue esigenze specifiche. Le categorie comuni possono includere documenti fiscali, documenti sulle buste paga e documenti di vendita.

Elimina i dati ROT: evita di conservare i dati più a lungo del necessario, poiché i dati obsoleti rappresentano un rischio per la sicurezza. Implementare un sistema in grado di identificare ed eliminare facilmente i dati ROT (ridondanti, obsoleti o banali).

Determina le normative applicabili: assicurati che le tue politiche di conservazione dei dati siano conformi ai requisiti legali e normativi, come HIPAA, SOX e GDPR. Conoscere le leggi e i requisiti specifici di ciascun settore e conservare i dati che potrebbero essere necessari per azioni legali.

Stabilisci limiti di tempo: assegna limiti di tempo predefiniti per l'archiviazione o l'eliminazione di ciascun elemento di dati. In generale, la permanenza permanente dovrebbe essere l’eccezione piuttosto che la regola.

Comunicare la politica: informare tutti i dipendenti e i team interessati della politica e del suo impatto sui loro ruoli e responsabilità.

Rivedi e aggiorna la politica: rivedi regolarmente la politica per soddisfare le mutevoli esigenze e circostanze. Apportare le modifiche necessarie secondo necessità.

Lo sviluppo di una politica di conservazione dei dati efficace aiuta le organizzazioni a gestire e archiviare grandi quantità di informazioni digitali in modo efficiente. Garantisce che venga eseguito frequentemente il backup dei dati critici, consentendo un facile ripristino in caso di emergenza. Il controllo regolare della conservazione aiuta a rimuovere file obsoleti e duplicati, migliorando le ricerche e l'esperienza dell'utente. Policy di conservazione dei dati più intelligenti possono anche creare più spazio di archiviazione migrando i dati più vecchi nel cloud.

In che modo Lepide può aiutarti con la tua politica di conservazione dei dati

La piattaforma di sicurezza dei dati Lepide è in grado di rilevare e classificare automaticamente i dati in base ai requisiti di sensibilità e conservazione. Ciò aiuta a applicare le politiche di conservazione in modo più efficace e garantisce che ai dati vengano applicate una gestione e una protezione adeguate. Grazie alle funzionalità di monitoraggio continuo della piattaforma, è possibile monitorare l'accesso e le modifiche ai dati in tempo reale. È in grado di rilevare eventuali modifiche o eliminazioni non autorizzate dei dati, garantendo la conformità con le politiche di conservazione. È possibile generare avvisi per notificare agli amministratori eventuali violazioni delle policy. Inoltre, la piattaforma genera rapporti di audit dettagliati, che possono essere utilizzati per dimostrare la conformità alle leggi pertinenti sulla privacy dei dati. Lepide semplifica inoltre il processo di pulizia di Active Directory eliminando, disabilitando o spostando account inattivi e obsoleti in un'altra unità organizzativa, senza richiedere il coinvolgimento del personale IT.

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